Meme si tout le monde – a commencer par les gourous de la productivite, les blogueurs, les YouTubers, les auteurs, les conseillers, les conferenciers et les participants a la salle de bal – aimerait nous dire a quel point il est improductif, le multitache est la pour rester.

Dans une utopie, vous pouvez definir votre propre horaire, battre la resistance, entrer dans un etat de flux et faire avancer les choses en suivant un ensemble d’idees, de principes, de directives et de hacks. Sauf si vous etes delirant, vous etes a peu pres sur que ce n’est pas le cas dans le monde reel. Le monde reel est tres different de celui decrit dans les livres sur la productivite.

Peut-etre que les gens avec ces grandes idees ont le luxe de fixer leur propre horaire. Leurs idees peuvent s’appliquer a une niche qui a le meme luxe, mais nous, les gens ordinaires, n’avons pas vraiment le choix, n’est-ce pas ?

Peu importe a quel point ces idees semblent logiques sur le papier, elles sont absurdes dans la vraie vie. Mais tout espoir n’est pas perdu. Bien que nous ne puissions pas avoir la solution parfaite, nous pouvons certainement en avoir une optimale. Dans le monde reel, cela suffit.

Contrairement a cela dans les livres d’auto-assistance, les horaires ne sont pas fixes dans le monde reel. Dans le monde reel, les perimetres ne sont pas definis, les estimations de temps ne sont jamais parfaites et tout est de la plus haute priorite.

Dans un monde aussi chaotique, desorganise et non structure, la seule strategie sensee est la capacite de faire une pause, de laisser quelque chose a mi-chemin et de passer a une autre tache, c’est-a-dire le multitache.

Les experts meprisent cela avec vehemence, mais malgre ses effets secondaires, le multitache fait beaucoup de choses.

Avant de plonger dans les avantages, comprenons les effets secondaires. Pour commencer, le multitache ne consiste pas a faire des choses simultanement, mais a changer rapidement de tache. Et aucun de ces va-et-vient n’est un vrai travail. C’est du metatravail. Et le metatravail ne fait pas vraiment progresser l’etat du travail reel en cours.

Deuxiemement, le vrai travail necessite une bonne quantite de « mise en contexte » – jouer avec une idee dans votre tete avant de l’ecrire, ou mediter sur un probleme avant d’essayer de le resoudre. Pour moi, il faut 30 minutes pour entrer dans la zone avant de pouvoir ecrire reellement. Pour nous tous, il faut un certain temps pour chauffer un metal avant qu’il ne soit malleable.

Si je suis interrompu apres etre entre dans la zone, j’aurai besoin de beaucoup de temps pour redecouvrir la zone. Un « changement de contexte » constant conduit a une serie de « Maintenant, ou etais-je? » moments ou nous perdons du temps a essayer de comprendre ce que nous faisions reellement.

Atteindre un etat de flux est un travail difficile, et le changement de contexte ulterieur rend impossible tout travail reel. Cela entraine non seulement des retards dans le travail, mais aussi des erreurs. Si je vous interromps quelques fois par heure, vous n’allez pas faire de vrai travail.

Malgre ses effets secondaires, le metatravail est important. C’est un mal necessaire. La question est de savoir comment apprivoiser ce monstre pour qu’il ne se retourne pas contre nous.

Le temps sera toujours perdu dans le metatravail, mais nous devons l’empecher d’atteindre son extreme cauchemardesque lorsque tout le temps est passe a faire du metatravail, et aucun a faire du vrai travail. Cela se produit lorsque vous prenez plus de travail que vous ne le devriez et qu’il y a (theoriquement) des frais generaux infinis.

Si vous avez deja eu un moment ou vous vouliez tout arreter de faire juste pour avoir la chance d’ecrire tout ce que vous etiez cense faire, mais que vous ne pouviez pas perdre de temps, vous reconnaissez tres bien cet etat.

Lorsque le simple fait de se souvenir de tout ce que nous devons faire occupe toute notre attention, ou que donner la priorite a chaque tache consomme tout le temps dont nous disposions pour les faire, ou que notre train de pensees est continuellement interrompu avant que ces pensees puissent se traduire en action, cela ressemble a de la panique. C’est a ce moment que votre systeme plante (litteralement).

Une tactique simple pour eviter ce destin est de maitriser l’art de dire non afin de ne pas avoir plus que les frais generaux necessaires. Mais il a ses limites. Vous ne pouvez pas dire non a tout, surtout quand cela vient de votre patron.

L’autre tactique consiste a agir plus bete au lieu d’etre plus intelligent. Choisir comment planifier votre journee ou determiner ce qu’il faut faire ensuite est suffisamment ecrasant pour planter votre systeme. Cela prend egalement du temps. Par consequent, faites simplement les choses au hasard.

Au lieu de repondre d’abord aux e-mails « les plus importants » – ce qui necessite une evaluation de l’ensemble de l’image qui peut prendre plus de temps que le travail lui-meme – repondez simplement aux e-mails dans un ordre aleatoire ou dans l’ordre dans lequel ils apparaissent dans votre boite de reception.

Ce n’est pas le moyen le plus intelligent, mais par rapport au plantage de votre systeme – ou vous ne faites aucun progres – effectuer des taches de maniere inefficace dans le mauvais ordre vaut mieux que ne rien faire du tout.

Faire un vrai travail implique une negociation entre deux principes – la reactivite (la rapidite avec laquelle vous pouvez reagir aux choses) et la productivite (combien vous pouvez faire globalement) – qui ne sont pas entierement compatibles. C’est pourquoi toute la question est si complexe ! Et c’est la raison pour laquelle les gens embauchent des assistants afin qu’ils puissent etre productifs pendant que leurs assistants restent reactifs. Mais nous n’avons pas tous les moyens d’avoir des assistants. La meilleure strategie pour ceux d’entre nous qui n’ont pas les moyens d’avoir des assistants est de ralentir a un niveau optimal.

Engagez-vous dans une tache pendant un minimum de temps (productivite) avant meme de penser au changement de contexte (reactivite). De cette facon, vous evitez d’etre submerge. C’est sur cela que repose la technique Pomodoro : s’engager dans quelque chose pendant un certain temps avant de penser a autre chose. Aussi courant que cela puisse paraitre, c’est en fait tres efficace.

Mais combien de temps faut-il allouer ? Bien que cela semble delicat, car plus vous etes productif, moins vous etes reactif, la reponse est simple. Decidez a quel point vous devez etre reactif – le montant minimum – et ensuite, si vous voulez faire avancer les choses, ne soyez pas plus reactif que cela.

Si vous n’avez pas besoin de repondre aux e-mails en moins de vingt-quatre heures, limitez-vous a verifier vos messages une seule fois par jour. Ne payez pas vos factures de carte de credit a mesure qu’elles arrivent. Au lieu de cela, occupez-vous d’eux tous en une seule fois lorsque la derniere facture arrive. C’est de la procrastination planifiee. Procrastinez aussi longtemps que vous le devriez, mais pas plus que cela.

Les startups logicielles font des fixathons. Ils tolerent les produits bugges en faveur d’un deplacement rapide. Mais une fois que cela depasse une certaine limite, cela commence a nuire a la croissance, ils organisent des fixathons, des hackathons pour ecraser les bogues.

Le secret d’un changement de contexte gracieux est une reactivite minimale pour obtenir le maximum de productivite. Tenir des heures de bureau est un moyen de fusionner les interruptions des etudiants. Les standups hebdomadaires en sont un autre exemple. Quels que soient leurs inconvenients, les reunions regulieres sont l’une de nos meilleures defenses contre les interruptions spontanees et les changements de contexte non planifies.

Le changement de contexte gracieux est le seul antidote a une culture ASAP ou tout est attendu en temps reel, ce qui a son tour ne fait aucun travail reel.